Organización y colocación de mercancía en almacenes - Guía práctica
Introducción
La colocación de mercancía es uno de los aspectos más
importantes dentro de la gestión de un almacén. Una mala organización puede
provocar pérdidas de tiempo, errores en la preparación de pedidos,
desplazamientos innecesarios y menor productividad. En cambio, una correcta
ubicación de los productos mejora la eficiencia, facilita el trabajo diario y
reduce errores operativos.
No existe una única forma perfecta de organizar un
almacén, ya que la distribución dependerá del tipo de producto, la rotación, el
espacio disponible y la operativa de cada empresa. Además, una organización
física eficiente pierde gran parte de su valor si no está correctamente
alineada con el sistema informático de gestión del almacén.
La correcta colocación de mercancía debe formar parte de una estrategia global de organización del almacén. Si quieres profundizar en este aspecto, consulta nuestra guía sobre cómo organizar y gestionar un almacén de forma eficiente.
Factores a tener en cuenta antes de
colocar la mercancía
Antes de decidir dónde ubicar un producto, es
fundamental conocer sus características:
- dimensiones
y volumen
- peso
- altura
- rotación
- fragilidad
- condiciones
especiales de conservación
- caducidad
o vencimiento
No es lo mismo almacenar una caja de lápices,
medicamentos, bebidas, alimentos o material de oficina que mercancía pesada o
productos voluminosos. Cada producto requerirá un sistema de almacenamiento y
unas condiciones diferentes.
Dependiendo del tipo de mercancía podremos utilizar
distintos tipos de estanterías, ubicaciones de suelo o almacenaje paletizado.
La importancia de las ubicaciones en el
almacén
Desde un punto de vista profesional, las estanterías
deberían estar identificadas alfanuméricamente para facilitar la localización
de productos.
Gracias a un sistema de ubicaciones, podemos dirigirnos
directamente al punto exacto donde se encuentra la mercancía, reduciendo
tiempos y errores. Lo ideal es que el programa informático del almacén indique
la ubicación exacta del producto, aunque incluso en almacenes con sistemas más
sencillos resulta recomendable señalizar las estanterías mediante etiquetas.
Una buena organización física del almacén puede marcar
una gran diferencia en la productividad diaria.
Cómo distribuir la mercancía según su
rotación
Uno de los criterios más importantes para organizar
mercancía es la rotación.
La mercancía de mayor rotación debería situarse lo más
cerca posible de la zona de preparación de pedidos o del área de trabajo. Esto
permite reducir desplazamientos y agilizar el picking.
Partiendo de esa manera, la mercancía puede
organizarse progresivamente desde mayor a menor rotación, ubicando los
productos menos utilizados en zonas más alejadas.
Por ejemplo, si trabajamos en un almacén donde
diariamente se preparan pedidos, los productos que se manipulan continuamente
deberían estar fácilmente accesibles.
La mercancía pesada debe ubicarse preferiblemente en
las zonas bajas de las estanterías.
Esto facilita el trabajo diario, reduce el esfuerzo
físico y minimiza riesgos laborales, especialmente cuando el operario trabaja
solo o dispone de medios limitados para la manipulación.
Una buena colocación no solo mejora la productividad:
también aumenta la seguridad en el almacén.
Ejemplo práctico de organización de
mercancía
Imaginemos un almacén que prepara pedidos diariamente
y donde conviven distintos tipos de productos.
Si recibimos mercancía paletizada de alta rotación, por
ejemplo, cajas de folios, lo más eficiente suele ser mantener el producto
en el propio palé y ubicarlo cerca de la zona de trabajo. De esta manera se
evita invertir tiempo innecesario en despaletizar y recolocar mercancía
constantemente.
Otro caso habitual son productos que llegan en cajas
maestras con unidades más pequeñas en su interior.
Por ejemplo, un adhesivo
que se recibe en cajas grandes que contienen varias cajas de 10 unidades. En
este caso, una práctica eficiente consiste en:
- abrir
solo una caja para picking;
- mantener
el resto en una ubicación de reposición;
- reponer
según sea necesario.
Si el espacio del almacén es reducido, ambas
referencias podrían mantenerse en la misma ubicación.
Sistemas FEFO, FIFO y LIFO
La operativa del almacén también condiciona la forma
de ubicar mercancía.
En productos como alimentos, medicamentos o cosmética
suele aplicarse el sistema FEFO (First Expired, First Out), donde sale
primero el producto que antes caduca, independientemente de cuándo haya entrado
en el almacén.
Otros modelos habituales son:
- FIFO
(First In, First Out): el primero que entra es el
primero que sale.
- LIFO
(Last In, First Out): el último en entrar es el
primero en salir.
Cada sistema responde a necesidades logísticas
distintas y merece un análisis más detallado, que trataremos en otro artículo.
Recepción y expedición de mercancía
Durante la recepción de mercancía es recomendable
disponer de una zona específica donde depositar el producto mientras se revisa.
Este punto es especialmente importante, ya que muchos
proveedores establecen plazos limitados para comunicar incidencias. Si no se
revisa la mercancía a tiempo, posteriormente puede resultar imposible reclamar
daños, faltantes o errores.
Del mismo modo, también es recomendable disponer de
una zona organizada para expediciones.
Uno de los errores más frecuentes consiste en dejar
mercancía preparada para envío en cualquier espacio disponible. Cuando el
volumen de expediciones aumenta, esto suele traducirse en errores, pérdidas de
tiempo y confusiones.
La importancia de la visibilidad del
producto
La mercancía debe colocarse de forma que sea fácil
escanear códigos de barras, SKU o referencias internas.
Esto evita pérdidas de tiempo innecesarias girando
productos para identificar referencias y agiliza tanto el picking como
los inventarios.
Errores más comunes al colocar mercancía
en un almacén
Entre los errores más frecuentes destacan:
- no
señalizar ubicaciones
- mezclar
mercancía sin criterio
- situar
productos de alta rotación lejos de la zona de trabajo
- no
separar zonas de recepción y expedición
- ignorar
fechas de caducidad
- dificultar
el escaneo o lectura de referencias
Conclusión
Una correcta colocación de mercancía permite trabajar
de forma más rápida, organizada y eficiente. Cuando la mercancía está bien
ubicada, señalizada y distribuida según la operativa del almacén, se reducen
desplazamientos innecesarios, disminuyen errores y mejora la productividad.
En definitiva, un almacén ordenado no solo facilita el
trabajo diario, sino que también mejora el control del stock, la seguridad y la
calidad del servicio.
En próximos artículos profundizaremos en aspectos como
los sistemas FIFO, FEFO y LIFO, el picking o cómo
organizar un almacén de forma eficiente para reducir errores y mejorar la
productividad.
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