Recepción y gestión de mercancías en almacenes: guía práctica paso a paso

En este artículo veremos los principales procesos de recepción de mercancías en almacén, desde la descarga y el control documental hasta la ubicación final de los productos.

Cuando nos entra mercancía hay muchos factores que influyen, procesos manuales, incidencias que no se tramitan en plazo, no revisar mercancía, dejar la mercancía mal ubicada…

Puntos a tener en cuenta:

1.Muelle de carga y descarga

En este caso nos centramos en la descarga, dependiendo del transporte que venga tendremos que realizar nosotros la descarga o no. Ejemplo: si viene un chofer profesional es decir un camión por ley el que hace la descarga somos nosotros mismos, si vienen un trasporte de paquetería por lo general ellos mismos realizan la descarga, pero esto puede variar según pacto entre nosotros y proveedor.

En el área de muelle no se podría dejar ningún tipo de mercancía ni almacenada ni estacionada ya que es un espacio de tránsito y maniobras y esto podría derivar en otros problemas:

·        Bloqueo y pérdidas de eficiencia

·        Riesgos de seguridad

·        Daños – roturas de stock – inventarios

Al lado del muelle tendría que haber una zona en la cual podamos dejar la mercancía, a esta zona se le llama Zona de Playa,

2. Zonas de Playa

En este caso hablaremos de Playa de Entrada (Recepción) ya que también hay una zona que sería Playa de Salida (Expedición)

En esta zona es donde pondríamos la mercancía descargada temporalmente para su posterior revisión, control de albaranes, controlar que no haya roturas, conteo de bultos comparando con albarán, etiquetado de mercancía en caso de que fuese necesario para su posterior colocación en estanterías.

Personalmente y después de años de profesión es muy importante esta zona ya que nos permite colocar mercancía y saber que todo lo ubicado en el área está pendiente de revisar y colocar.

3. Control de Mercancía y Gestión

Cuando recepcionamos mercancía esta tiene que tener un control. Este punto lo explicaremos desde un punto de vista práctico (como lo gestionaría yo) cada uno tiene su forma de hacerlo así que no hay una forma en concreto de hacerlo.

Lo primero que haría es hacer una inspección visual por si se ve alguna rotura, esta acción es muy importante hacerlo si aún está el transportista, ya que así si hay alguna rotura ya crearemos una incidencia con el mismo y podríamos agilizar reclamaciones con nuestro proveedor.

Después dependiendo del tipo de mercancía y como venga podremos comparar lo que nos viene en el albarán con lo que nos viene físicamente, realizando conteo de bultos y que venga todo correctamente.

Una vez tenemos controlado toda la mercancía la ubicaríamos en sus respectivos sitios. Siempre respetando el sistema operativo del almacén (FIFO, FEFO, LIFO…) para tener una mejor eficacia al trabajar.

Puedes ver las diferencias de operativas en el artículo Organizacióny colocación de mercancía en almacenes: guía práctica

4. Colocación de mercancía y distribución

Siguiendo el ejemplo práctico del punto anterior, colocaríamos la mercancía en cada sitio, pero si tenemos mercancía que la vamos a utilizar para hacer Picking personalmente yo tendría un espacio reservado para ella y lo más cerca posible del área de trabajo ya que así nos ahorraríamos el trabajo de colocar en la estantería  para tener que ir a buscarla otra vez (Estaríamos ahorrando tiempo) ya que aunque sean desplazamientos pequeños a lo largo de una jornada se convierte en pérdidas de tiempo y producimos menos.

Toda mercancía que nos entre a lo largo de nuestra jornada de trabajo tendría que estar ubicada en su sitio al final de la jornada ya que así no formaríamos un cuello de botella, ya que al día siguiente nos seguiría entrando mercancía y se nos iría acumulando.

Otra opción es que una persona este siempre controlando la entrada de mercancía y este ubicándola y gestionando todo el rato, por eso es muy importante la gestión de personal y sus funciones.

Una parte fundamental a la hora de su colocación es que quede registrado en algún programa SGA (Sistema de gestión de almacenes) o base de datos, para que el inventario este correctamente actualizado.

5. Estrategias Avanzadas de Recepción

Cuando hablamos de recepción, revisión y colocación de mercancía sería una mecánica de lo más habitual, pero hay diferentes estrategias (Operativas) que pueden cambiar la gestión a la hora de entrar en un almacén.

·        Cruce de Muelles (Cross-Docking) es cuando recepcionamos una mercancía la verificamos y directamente la preparamos (Packing) para su expedición sin pasar por su fase de almacenamiento, reduciendo así los costes de almacenamiento a cero y manipulación interna.

·        Recepción Ciega (Blind Receiving) que consiste en hacer un conteo de todo lo que viene sin supervisar el albarán de entrada lo que puede evitar el dar por bueno la mercancía y la entrada. Personalmente considero que esta práctica puede generar errores si no se realiza con procedimientos de control muy definidos, ya que en todo momento cualquier persona que esté realizando la revisión tendría que saber lo que el albarán nos especifica de lo que nos entra, ya que podemos tener el mismo número de bultos que marca el albarán, pero no de la mercancía que podamos recibir al poder venir una por otra.

·        Control de Temperatura en Muelle (Cadena de Frío) hay sectores como farmacia o alimentación que al lado del muelle hay una zona que le llaman zona esclusa o también hay cámaras frigoríficas, ya que una característica crítica aquí es el registro del histórico de temperatura del camión antes de abrir las puertas, asegurando que no se ha roto la cadena de frío.

6. Recepción de Devoluciones (Logística Inversa)

Una de las partes a la hora de recepcionar mercancía son las devoluciones, también muy importantes y que muchas veces se suele perder más tiempo por no saber gestionar datos.

Personalmente una vez que recibimos una devolución tendríamos que revisar y ver el estado, ya que si el producto viene en buen estado podría pasar directamente al stock, en caso de defecto habría que hacer un reacondicionamiento o reparación por lo cual ya tiene un coste, o tal vez no se pueda arreglar y se trate directamente de una merma/destrucción.

Conclusión:

Una correcta recepción y gestión de mercancías es fundamental para garantizar la eficiencia operativa de cualquier almacén. Desde la descarga en el muelle hasta la ubicación final del producto, cada proceso debe estar controlado para evitar errores, pérdidas de tiempo e incidencias de inventario. Una buena organización permitirá mejorar la productividad, reducir costes y ofrecer un mejor servicio al cliente. 

También puedes consultar nuestra guía sobre Cómo organizar y gestionar un almacén de forma eficiente para conocer los fundamentos de una gestión logística eficaz.