¿Alguna vez has preparado un pedido y justo cuando ibas a terminar descubriste que el sistema decía que había stock, pero en la estantería no quedaba ni una unidad? Si has trabajado en un almacén, seguramente te haya ocurrido alguna vez. Ese tipo de situaciones suele tener un mismo origen: una mala gestión del inventario. En este artículo vamos a ver qué es la gestión de inventarios, los principales métodos de control del stock y cómo evitar los errores más habituales.
¿Qué es la gestión de inventarios?
Ø La gestión de inventarios es el proceso en el cual se inspecciona y controla el flujo de la mercancía desde su punto inicial (proveedores) hasta su destino (cliente final) Su objetivo es mantener el flujo de mercancía en cada momento oportuno según demanden los clientes, teniendo stock suficiente controlando siempre que no tengamos ninguna incidencia y sobre todo y muy importante no tener un exceso de stock ya que también, aunque lo tengamos almacenados siempre tiene un costo.
Ø Diferencia con Inventario y Stock: la diferencia que existe con inventario es que el inventario es el conjunto de bienes, materiales, mercancía que posee un almacén sea tanto para la venta, o producción de un almacén e incluso los materiales que se utilizan para la gestión del almacén. El Stock mientras tanto es la cantidad especifica de la mercancía exacta que está disponible para su expedición inmediata o venta al cliente.
Ø El objetivo principal de una gestión de inventario al final es tener un equilibrio entre oferta y demanda, en la cual tengamos una eficiencia al 100% dentro de nuestras posibilidades e incidencias.
Dentro de un almacén el conocer el producto, las existencias y sobre todo tener conocimiento del stock (aprox.) nos ayudaría a no tener exceso de stock (lo que se convertiría en costes almacenados, material utilizado…) o roturas de stock (a la hora de completar un pedido no poder prepararlo por una incidencia de conteo o de registro tanto de entrada como de salida) si tenemos conocimientos de estos dos puntos podremos ser mucho más eficiente, ya que aunque no dispongamos de digitalización si uno sabe si hay stock suficiente o no de un producto siempre nos podremos adelantar a cualquier incidencia.
¿Por qué es tan importante controlar el inventario?
Al tener un control de inventario preciso nos ahorramos mucho dinero, dicho así parece muy difícil, pero pensemos como si fuésemos dinero en realidad:
Ø Al tener un control de stock preciso o aprox. en realidad nos ahorramos al año dinero, sean decenas, miles o (ojalá fuese cierto, aunque llegaremos algún día) millones de € en nuestro caso. ¿Por qué? (muchos os lo preguntareis) veámoslo en un ejemplo como si fuésemos un almacén de mercancía que vende o suministra:
Fácil y sencillo, si nosotros conocemos el stock que tenemos, sabremos lo que podemos servir de manera inmediata sean 10, 15, 33 o 345 uds. Pero si lo desconocemos tendremos incidencias ya que, antes de poder enviar el pedido, tendremos que comprobar el stock disponible, pedir después a distribuidor el stock necesario hasta completar la cantidad, y tener que esperar a recibir dicha mercancía para poder completar el pedido. Todo ello se traduce en una espera mayor para el cliente y, por tanto, una menor satisfacción.
Todo esto se resuelve de una manera sencilla, contando el stock (con un margen de error del 5) podremos adelantarnos a cualquier incidencia y a la vez a nuestra producción/expedición de pedidos/ventas, con lo que lleva a que el cliente sepa en el momento preciso de su compra el stock real que se le puede servir en el momento, o por el que deberá esperar, permitiéndole conocer con antelación el tiempo de expedición.
¿Qué tipos de inventario existen?
1. Inventario inicial: se comienza al principio de un ejercicio contable o desde el principio de la actividad de la empresa. Ejemplo pongamos 1 de enero
2. Inventario final: se realiza al final de un periodo sea mensual, trimestral, semestral o anual.
3. Inventario permanente o real: aquí las existencias se van actualizando en tiempo real cada vez que entra o sale mercancía, aquí es muy importante tener un sistema mediante ERP o un SGA.
4. Inventario cíclico: se realiza un conteo de determinados productos sea por marca, referencias o zona de almacén sin tener que parar la actividad al completo.
5. Inventario anual: como su nombre bien indica se realiza una vez al año, contando por completo todas las existencias del almacén en ese momento.
Hay determinados tipos de inventario que no están tan presentes, como por ejemplo:
· Inventario contable: su objetivo es reflejar el valor de las mercancías del almacén
· Inventario en tránsito: es aquel en el que la mercancía ya se ha comprado, pero no se recepcionado en nuestro almacén.
· Inventario obsoleto: es aquel en el cual la mercancía que tenemos almacenada ha perdido su valor, sea por su deterioro, caducidad, cambios tecnológicos o falta de demanda
· Inventario de seguridad: es aquel que hace referencia para cubrir imprevistos, aumentos de demanda o retrasos de proveedor.
Métodos de gestión de Inventario:
Ø FIFO: (First In, First Out) Primero en entrar, primero en salir consiste en que los primeros productos que entran en el almacén sean también los primeros en salir. Este sistema es el más utilizado en la mayoría de los almacenes, ya que ayuda a mantener una correcta rotación del stock y evita que la mercancía permanezca almacenada durante demasiado tiempo. Sus Ventajas son que evita el envejecimiento de la mercancía, reduce el riesgo de obsolescencia.
Facilita la rotación del stock. Mejora el aprovechamiento del espacio del almacén. Es imprescindible para productos perecederos. Ejemplo: Una empresa recibe el lunes 100 cajas de leche y el miércoles otras 100. Al preparar los pedidos, primero se expedirán las cajas recibidas el lunes.
Ø LIFO: (Last In, First Out) Último en entrar, primero en salir funciona de manera opuesta al FIFO. En este caso, las últimas mercancías que entran en el almacén son las primeras en salir. Actualmente su uso es mucho menos frecuente en logística, aunque puede resultar útil en determinados materiales no perecederos o almacenados en forma de pilas, donde el acceso a las primeras unidades resulta complicado. Sus Ventajas del método pueden simplificar el almacenamiento en determinados productos. Adecuado para materiales que no sufren deterioro con el tiempo. Sus Inconvenientes es que favorece que los productos antiguos permanezcan almacenados durante largos periodos y no es recomendable para productos con fecha de caducidad. Ejemplo: En un almacén de materiales de construcción, los últimos sacos de arena apilados son los primeros que se utilizan.
Ø FEFO: (First Expired, First Out) Primero en caducar, primero en salir prioriza la salida de los productos cuya fecha de caducidad o consumo preferente es más próxima, independientemente de cuándo hayan entrado en el almacén. Este método es fundamental en sectores donde la seguridad del producto es prioritaria. Se utiliza principalmente en: industria alimentaria, farmacia, hospitales, cosmética, productos químicos. Sus ventajas son reducir pérdidas por caducidad, garantizar la seguridad del consumidor y cumplir con la normativa sanitaria. Ejemplo: Dos medicamentos llegan al almacén en fechas diferentes, pero uno de ellos caduca antes. Aunque haya entrado más tarde, será el primero en expedirse.
Ø CLASIFICACION ABC: Aquí no se determina el orden de salida de los productos, sino que sirve para organizar el inventario según la importancia de cada referencia. Se basa en el principio de Pareto (80/20), según el cual un pequeño porcentaje de referencias suele representar la mayor parte del valor del inventario. Las referencias se clasifican en tres grupos:
Productos A: son los que representan aproximadamente el 20 % de las referencias, pero generan alrededor del 80 % del valor económico del inventario, asi que requieren un control muy estricto y revisiones frecuentes.
Productos B: aquí los productos suponen un nivel de importancia intermedio necesitando un control periódico, aunque menos exhaustivo que los productos A.
Producto C: Representan la mayor parte de las referencias del almacén, pero tienen un valor económico reducido. Su gestión suele ser más sencilla y requiere un menor nivel de control.
Cómo realizar un buen control de inventario
Llevar un buen control del inventario no consiste únicamente en contar productos. Un inventario bien gestionado permite conocer en todo momento qué mercancía hay disponible, dónde se encuentra y en qué cantidad, reduciendo errores y mejorando la eficiencia de todo el almacén.
El primer paso para mantener un inventario fiable es registrar correctamente todas las recepciones de mercancía. Cada vez que un proveedor entrega un pedido, es importante comprobar que la cantidad recibida coincide con el albarán y registrar inmediatamente la entrada en el sistema de gestión.
Tan importante como registrar las entradas es controlar también las salidas del almacén. Cada pedido preparado, devolución o consumo interno debe reflejarse inmediatamente en el sistema para evitar diferencias de stock. Una salida no registrada provoca que el sistema indique un stock superior al realmente disponible.
Cada referencia debe estar perfectamente identificada para evitar errores durante las operaciones diarias. Además, todas las ubicaciones del almacén deberían estar correctamente señalizadas mediante una codificación única que facilite localizar cualquier producto en pocos segundos.
Una buena organización del almacén reduce considerablemente los errores de inventario. Cada producto debe tener una ubicación claramente definida y registrada en el sistema.
Aunque el almacén disponga de un inventario permanente, es recomendable realizar recuentos físicos con cierta frecuencia. Ya que cuando el inventario físico no coincide con el registrado en el sistema, es fundamental investigar la causa y asi poder detectar el origen del problema permitiendo implantar medidas para evitar que vuelva a producirse.
Errores más frecuentes:
· No actualizar el Stock
· Referencias duplicadas
· Ubicaciones incorrectas
· Errores humanos
· Falta de inventarios
· Productos sin identificar
· Devoluciones mal registradas
Puntos para optimizar la gestión de inventarios
· Mantener el almacén ordenado
· Formar al personal (Muy Importante)
· Etiquetar correctamente
· Usar códigos de barras
· Usar lectores RF (radiofrecuencia)
· Implantar procedimientos
· Utilizar software cuando sea necesario
Herramientas utilizadas
· Excel
· ERP
· SGA (WMS)
· Lectores de códigos
· Terminales RF
· Códigos QR
Preguntas frecuentes:
A continuación, respondemos algunas de las dudas más habituales sobre la gestión de inventarios. Si estás empezando a trabajar en logística o simplemente quieres mejorar el control del stock de tu almacén, estas respuestas te ayudarán a entender mejor algunos conceptos clave.
¿Qué diferencia hay entre inventario y stock?
Aunque muchas veces se utilizan como sinónimos, no significan exactamente lo mismo. El stock hace referencia a la cantidad de productos disponibles en un momento determinado, mientras que el inventario es el proceso de registrar, controlar y verificar esas existencias. En otras palabras, el stock es la mercancía que tenemos y el inventario es la herramienta que utilizamos para gestionarla correctamente.
¿Cada cuánto tiempo se debe realizar un inventario?
No existe una única respuesta, ya que dependerá del tamaño del almacén, del número de referencias y del tipo de actividad de la empresa. En almacenes pequeños puede ser suficiente con realizar inventarios periódicos cada cierto tiempo. Sin embargo, en empresas con un gran volumen de mercancía lo más habitual es combinar un inventario permanente con inventarios cíclicos, dejando el inventario anual como revisión general. Lo importante es que el inventario se adapte a las necesidades de la empresa y permita detectar posibles errores antes de que afecten al servicio.
¿Qué es un inventario cíclico?
Es un método de control que consiste en contar únicamente una parte del almacén en cada revisión, en lugar de realizar un recuento completo de todas las existencias. Por ejemplo, un día se revisa un pasillo, otro día una familia de productos y así sucesivamente hasta completar todo el almacén. Esta forma de trabajar permite mantener un control continuo del inventario sin necesidad de detener la actividad diaria.
¿Qué método de gestión del inventario es el más recomendable?
Depende del tipo de producto que almacene la empresa. El método FIFO es el más utilizado porque favorece una buena rotación del stock y evita que la mercancía permanezca demasiado tiempo almacenada. En sectores como la alimentación, la farmacia o la cosmética suele utilizarse el método FEFO, ya que da prioridad a los productos con la fecha de caducidad más próxima. Por otro lado, la clasificación ABC ayuda a priorizar el control de las referencias más importantes para el negocio. En la práctica, muchas empresas combinan varios métodos para conseguir una gestión más eficiente.
La correcta rotación del stock mediante los métodos FIFO, LIFO o FEFO es uno de los aspectos más importantes para evitar pérdidas y mantener un inventario eficiente.
¿Por qué aparecen diferencias entre el inventario físico y el sistema?
Las diferencias de inventario suelen deberse a pequeños errores acumulados durante el trabajo diario. Algunas de las causas más habituales son:
- Entradas o salidas no registradas.
- Productos colocados en una ubicación incorrecta.
- Errores durante el picking o la preparación de pedidos.
- Devoluciones mal registradas.
- Referencias duplicadas.
- Errores humanos durante el recuento.
Por eso es tan importante realizar inventarios periódicos y registrar todos los movimientos en el momento en que se producen.
¿Qué herramientas ayudan a controlar el inventario?
Las más utilizadas son los ERP, los SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes), los lectores de códigos de barras, los terminales de radiofrecuencia (RF), las etiquetas con códigos QR y la tecnología RFID. Estas soluciones permiten automatizar procesos, reducir errores y conocer el estado del inventario prácticamente en tiempo real.
¿Qué pasa si una empresa no controla correctamente su inventario?
Una mala gestión del inventario puede generar problemas importantes. Es habitual que aparezcan roturas de stock, exceso de mercancía, retrasos en las entregas, errores en la preparación de pedidos o incluso pérdidas económicas por productos caducados u obsoletos. Además, un inventario poco fiable dificulta la planificación de compras y puede afectar directamente a la satisfacción del cliente.
Conclusión:
"Un almacén bien organizado comienza con un inventario fiable. Cuando conoces exactamente lo que tienes, dónde está y en qué cantidad, el resto de los procesos funcionan mucho mejor. Al final, una buena gestión del inventario no solo mejora la eficiencia del almacén, también mejora el servicio que recibe el cliente."
¿Te ha resultado útil este artículo? En AlmacénYLogística360 encontrarás más guías prácticas sobre organización de almacenes, recepción de mercancías, picking, packing y otros procesos logísticos que te ayudarán a seguir mejorando la gestión de tu almacén.
DEJANOS TU COMENTARIOS O SUGERENCIAS AQUÍ ESTAMOS PARA APRENDER DE TOD@S
No hay comentarios:
Publicar un comentario